Constellation, le dépôt institutionnel de l'Université du Québec à Chicoutimi

Politique sur le libre accès et le dépôt institutionnel de l'Université du Québec à Chicoutimi (Constellation)

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

À titre d'institution d'enseignement supérieur, l'Université du Québec à Chicoutimi (UQAC) a notamment pour mission d'assurer le partage des savoirs, la diffusion des connaissances et de contribuer au développement scientifique de la société.

1.2 Objectifs

• Promouvoir la diffusion en libre accès des publications de la communauté de l'Université du Québec à Chicoutimi, notamment à travers le dépôt institutionnel Constellation.
• Définir les principes de gestion de Constellation.
• Fournir aux membres de la communauté de l'UQAC les principes et les règles reliés au dépôt de document dans Constellation.

1.3 Champ d'application

La politique s'applique à tous les membres de la communauté universitaire, ainsi qu'à tous les utilisateurs de Constellation.

1.4 Références

- Loi sur le droit d'auteur, (L.R.C. (1985), c. C-42)
- Loi sur les archives (RLRQ, c. 21.1)

1.5 Responsable de l'application

Le vice-recteur à l'enseignement, à la recherche et à la création est responsable de l'application de cette Politique.

1.6 Définitions

Aux fins d'application de la présente politique, les expressions suivantes se définissent comme suit :

« Libre accès » : désigne le mouvement ayant pour objectif de permettre l'accès en ligne gratuit aux publications issues de la recherche.

« Dépôt institutionnel » : désigne l'archive numérique institutionnelle dédiée au rassemblement, à la diffusion et à la préservation de la production intellectuelle de l'ensemble de la communauté universitaire, et dont le contenu est repérable par les moteurs de recherche grand public.

« Auteur autorisé » : désigne un auteur autorisé à diffuser ses documents ou oeuvres dans Constellation. Les auteurs autorisés de l'UQAC sont :

• Les professeurs actifs de tout type (régulier, sous-octroi, associé, substitut, émérite, etc.);
• les professeurs retraités;
• les chargés de cours;
• les professionnels de recherche;
• les étudiants de 2e cycle, 3e cycle et les postdoctorants;
• les cadres, le personnel administratif, les professionnels
• tout autre membre du personnel (sur autorisation de la direction du service ou des cadres supérieurs seulement).

« Déposant autorisé »: désigne une personne possédant les droits d'accès à l'interface de dépôt de Constellation lui permettant ainsi de déposer lui-même des documents dans Constellation. Les déposants autorisés sont :

• Les professeurs actifs de tout type (régulier, sous-octroi, associé, substitut, émérite, etc.);
• les professeurs retraités;
• les chargés de cours;
• les professionnels de recherche;
• les étudiants de 2e cycle, 3e cycle et les postdoctorants;
• tout autre membre du personnel (à la suite d'une demande officielle faite par un auteur et déposant autorisé)

« Déposant délégué » : désigne une personne faisant partie de la communauté de l'UQAC mandatée comme déposant par un auteur et déposant autorisé.

« Document autorisé » : désigne un document qu'il est permis de déposer dans Constellation, selon le statut de l'auteur autorisé (voir l'Annexe A - tableau de référence).

2. Principes et responsabilités

2.1 Principe

2.1.1 Libre accès

L'UQAC encourage les membres de sa communauté à diffuser les résultats de leurs travaux de recherche et création de sorte à ce qu'ils soient accessibles gratuitement, auprès de publics variés et dans les meilleurs délais, dans le respect de toute entente contractée avec un tiers.

2.1.2 Dépôt institutionnel

Constellation est le dépôt institutionnel de l'UQAC et tous les documents et oeuvres retrouvés dans Constellation doivent avoir été créés par ou au nom de l'Université, de son corps enseignant, professoral, du personnel ou des étudiants.

Les documents ou oeuvres disponibles dans Constellation peuvent généralement être lus, téléchargés, copiés et imprimés, dans n'importe lequel format ou support, à des fins personnelles de recherche, d'étude ou dans un but éducatif et non lucratif, à condition que les droits d'auteur soient respectés. La référence complète au document ou à l'oeuvre doit être mentionnée.

Le dépôt d'un document dans Constellation doit préférablement être accompagné d'une version électronique de ce document. Le libre accès au document peut toutefois être différé par l'application d'une période d'embargo. Par ailleurs, dans le cas où l'auteur est dans l'impossibilité de lier aux métadonnées une version électronique du document accessible en libre accès, en raison par exemple de contraintes reliées au droit d'auteur, à la licence et/ou à la cession accordées à l'éditeur de la revue, l'option de « Demande de copie », disponible dans Constellation, peut alors être utilisée. Si cette façon de procéder est impossible, l'auteur, dans ce cas exceptionnel, peut déposer seulement les métadonnées dans Constellation sans libre accès possible, de quelque manière que ce soit, au document.

Un dépôt institutionnel étant conçu sur le principe de l'autoarchivage, les auteurs autorisés sont responsables du dépôt de leurs documents ou oeuvres.

Un auteur autorisé qui est aussi un déposant autorisé peut déléguer une tierce personne pour faire le dépôt de ses documents ou oeuvres en son nom. Les déposants délégués doivent également faire partie de la communauté de l'UQAC et ils disposent des mêmes privilèges de dépôt que l'auteur qui les a mandatés.

2.2 Responsabilités

2.2.1 Généralités

1. Les documents doivent être déposés par un membre de la communauté de l'Université du Québec à Chicoutimi reconnu comme auteur et déposant autorisé ou comme déposant délégué.
2. Seul le titulaire des droits d'auteur est autorisé à déposer ou à déléguer le dépôt d'une oeuvre pour laquelle il détient les droits. À défaut de détenir tous les droits d'auteur sur l'oeuvre, notamment lorsque l'oeuvre a été créée en collaboration, l'auteur doit avoir obtenu l'autorisation du ou des titulaires des droits d'auteur avant d'effectuer ou d'autoriser le dépôt du document dans Constellation. L'auteur ou le déposant délégué est responsable de vérifier les restrictions de publication et de divulgation associée à l'oeuvre qu'il prévoit déposer dans Constellation et de s'assurer qu'il ne contrevient pas aux droits d'auteur détenus par des tiers.
3. Les déposants doivent détenir les droits sur les documents déposés ou s'assurer que le titulaire des droits d'auteurs autorise le dépôt de l'oeuvre dans Constellation et sa mise en ligne sur Internet. La diffusion en ligne du document via l'Internet ne doit pas porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle, aux droits d'auteur, au droit à l'image ou à la marque.
4. Dans le cas où les déposants ne peuvent pas obtenir les droits de diffuser les documents sur Internet, ceux-ci devront s'abstenir de déposer lesdits documents dans Constellation. Par ailleurs, si un déposant souhaite déposer un document pour lequel l'éditeur a établi un embargo de publication, celui-ci peut tout de même saisir les métadonnées et joindre le fichier en prenant soin de restreindre la diffusion jusqu'à la date de levée de l'embargo. De cette manière, les métadonnées seront immédiatement repérables mais le document associé le sera uniquement au moment de la levée de la période d'embargo exigée par l'éditeur.

2.2.2 Particularités pour les revues

1. La politique de dépôt de Constellation autorise le dépôt de revues produites et éditées par des individus ou des groupes faisant partie de la communauté de l'Université du Québec à Chicoutimi.
2. Seules les revues dont l'UQAC détient les droits d'auteur sur la totalité des textes peuvent être déposées dans Constellation. L'éditeur de la revue est responsable de s'assurer que les droits d'auteur ainsi cédés à l'UQAC permettent la diffusion de la totalité du contenu de la revue en format électronique via l'Internet.
3. Seul l'éditeur de la revue peut déposer ou autoriser le dépôt desdits documents dans Constellation.

2.2.3 Particularités pour les mémoires, les thèses et les essais doctoraux de l'Université du Québec à Chicoutimi

1. La bibliothèque est responsable de faire le dépôt des mémoires, des thèses et des essais doctoraux produits par les étudiants de l'UQAC dans Constellation, après recommandation du Décanat des études.
2. Le Décanat des études est responsable de la conservation et de l'archivage des diverses licences et permissions exigées lors du dépôt final des mémoires, des thèses et des essais doctoraux.

2.2.4 Particularités pour les essais et les rapports d'intervention de maîtrise de l'UQAC

1. Dans le cas où un professeur juge pertinent le dépôt, dans Constellation, d'un essai ou d'un rapport d'intervention effectué dans le cadre de la maîtrise, il est de sa responsabilité de faire compléter par l'étudiant la licence Constellation qui est disponible sur le site Web du Décanat des études. En signant la licence Constellation, l'étudiant comprend qu'il est responsable de s'assurer que le dépôt du document respecte les conditions mentionnées dans la licence.
2. La direction du programme concerné est responsable de faire le dépôt de l'essai ou du rapport d'intervention de maîtrise dans Constellation.
3. La direction du programme concerné est responsable de la conservation et de l'archivage des diverses licences et permissions requises pour la diffusion électronique de l'essai ou du rapport d'intervention de maîtrise dans Constellation.

Lors du dépôt d'un document, les déposants devront accepter la licence non exclusive de distribution

3. Avis de non-responsabilité

3.1 L'UQAC n'est en aucun cas responsable de la violation des droits d'auteur découlant de l'utilisation de Constellation.

Les administrateurs de Constellation ne contrôlent que la présence des métadonnées requises et la lisibilité des fichiers déposés, sans émettre de garantie eu égard au contenu des fichiers.

3.2 Sur réception d'une dénonciation de violation des droits d'auteur, les administrateurs de Constellation se réservent le droit de retirer immédiatement du dépôt institutionnel les documents concernés.

3.3 L'UQAC ne fait aucune représentation et garantie quant au site Web, notamment quant à la qualité de son contenu, à la non-violation des droits de propriété intellectuelle, à son fonctionnement de manière sécuritaire, sans interruption ni erreur, au fait que l'utilisation du site Web satisfera aux besoins et attentes, à l'exactitude, la fiabilité ou la pertinence du contenu ni quant à l'absence de virus ou d'éléments dommageables dans le site Web. Par conséquent, l'UQAC ne peut en aucune circonstance être tenue responsable des dommages de toute nature, directs, indirects, consécutifs ou accessoires découlant de quelque manière que ce soit de l'utilisation de Constellation.

4. Support et format

Un des objectifs de Constellation est de préserver à long terme les documents déposés. Dans le but d'assurer cette préservation, les administrateurs se réservent le droit d'effectuer des modifications de format, tout en s'assurant de conserver l'intégralité du contenu des documents, afin d'assurer la pérennité des accès à ces données

5. Préservation

5.1 Les documents déposés dans Constellation seront conservés indéfiniment.

5.2 Les administrateurs de Constellation s'engagent à assurer, dans la mesure du possible, l'accessibilité et la lisibilité continue des documents.

5.3 Des copies de sécurité de tous les documents déposés dans Constellation sont faites régulièrement selon les meilleures pratiques en vigueur.

5.4 Les documents déposés ne pourront être retirés de Constellation, à moins de raisons telles que :

      5.4.1 Preuve de violation des droits d'auteurs ou de plagiat

      5.4.2 Sécurité nationale

      5.4.3 Recherche falsifiée

      5.4.4 Toutes autres exigences légales ou preuves de violation

6. Mise à jour

La présente politique doit être mise à au jour au besoin ou au minimum à tous les cinq (5) ans.

7. Dispositions finales

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le Conseil d'administration.

Directive sur les modalités reliées au dépôt de documents dans Constellation

1. Dispositions générales

1.1 Préambule

La Politique sur le libre accès et le dépôt institutionnel de l'Université du Québec à Chicoutimi (Constellation) visant notamment la promotion de la diffusion en libre accès des publications de la communauté de l'Université du Québec à Chicoutimi à travers le dépôt institutionnel Constellation indique les principes et les règles qui lui sont applicables. La présente directive précise les modalités reliées au dépôt de documents sur Constellation et à leur conservation.

1.2 Objectif

Indiquer aux membres de la communauté de l'UQAC et aux utilisateurs de Constellation les modalités reliées au dépôt de documents dans Constellation.

1.3 Champ d'application

La directive s'applique à tous les membres de la communauté universitaire de l'UQAC.

1.4 Référence

- Politique sur le libre accès et le dépôt institutionnel de l'Université du Québec à Chicoutimi (Constellation)

1.5 Responsable de l'application

La Bibliothèque Paul-Émile-Boulet est responsable de l'application de la présente directive.

1.6 Définitions

Aux fins d'application de la présente directive, les expressions suivantes se définissent comme suit :

« Auteur autorisé » : désigne un auteur autorisé à diffuser ses documents ou oeuvres dans Constellation. Les auteurs autorisés de l'UQAC sont :

• Les professeurs actifs de tout type (régulier, sous-octroi, associé, substitut, émérite, etc.);
• les professeurs retraités;
• les chargés de cours;
• les professionnels de recherche;
• les étudiants de 2e cycle, 3e cycle et les postdoctorants;
• les cadres, le personnel administratif, les professionnels
• tout autre membre du personnel (sur autorisation de la direction du service ou des cadres supérieurs seulement).

« Déposant autorisé »: désigne une personne possédant les droits d'accès à l'interface de dépôt de Constellation lui permettant ainsi de déposer lui-même des documents dans Constellation. Les déposants autorisés sont :

• Les professeurs actifs de tout type (régulier, sous-octroi, associé, substitut, émérite, etc.);
• les professeurs retraités;
• les chargés de cours;
• les professionnels de recherche;
• les étudiants de 2e cycle, 3e cycle et les postdoctorants;
• tout autre membre du personnel (à la suite d'une demande officielle faite par un auteur et déposant autorisé)

« Déposant délégué » : désigne une personne faisant partie de la communauté de l'UQAC mandatée comme déposant par un auteur et déposant autorisé.

« Document autorisé » : désigne un document qu'il est permis de déposer dans Constellation, selon le statut de l'auteur autorisé (voir l'Annexe A - tableau de référence).

2. Rôles et modalités

2.1 Généralités

Tous les auteurs autorisés qui sont aussi déposants autorisés et qui souhaitent déposer eux-mêmes des documents dans Constellation doivent faire une demande de création de compte de déposant en utilisant le formulaire électronique prévu à cette fin et accessible sur le site Web de Constellation

Un auteur autorisé qui souhaite déléguer une tierce personne pour faire le dépôt de ses documents ou œuvres en son nom doit compléter le formulaire de demande de création d'un compte pour le déposant délégué disponible sur le site Web (http://constellation.uqac.ca/LettreAutorisation_DeposantDelegue.docx) de Constellation et le faire parvenir à l'adresse suivante : constellation@uqac.ca.

2.2 Particularités pour les revues

L'éditeur de la revue qui souhaite déposer ou autoriser le dépôt de documents dans Constellation doit faire une demande de création de compte en son nom ou demander la création d'un compte pour un déposant délégué. Le déposant délégué doit aussi faire partie de la communauté de l'UQAC.

Les revues sont déposées dans Constellation par numéro de parution et non par article. Le dépôt de la revue se fait sous le type de document nommé « Revue », de manière à ce que chaque numéro possède ses propres métadonnées.

Pour les articles contenus dans les revues déposées et dont un ou des auteurs font partie de la communauté de l'UQAC, il est aussi possible de déposer ces articles séparément, en plus du dépôt fait à l'intérieur du numéro de la revue, selon les conditions suivantes :

1. Au moins un des auteurs de l'article doit faire partie de la communauté de l'UQAC au moment du dépôt.
2. Au moins un des auteurs de l'article doit détenir les privilèges de dépôt pour le type d'article qui sera déposé séparément.
3. Le déposant doit extraire l'article concerné et le déposer en sélectionnant le type de document approprié, soit « Article publié dans une revue avec comité d'évaluation », soit « Article publié dans une revue sans comité d'évaluation », et en saisir les métadonnées appropriées.
4. Les articles ainsi déposés deviennent alors repérables par auteur, titre, sujet ou mot clé contrairement à ceux déposés uniquement à l'intérieur d'un numéro de la revue.

3. Support et conservation

Dans le but de faciliter l'accès gratuit aux documents à une plus grande proportion d'utilisateurs possibles et de favoriser la préservation à long terme des documents, il est fortement recommandé de déposer des documents sous le format PDF (Portable Document Format). Dans le cas de format non standard, le plein support de la migration vers des versions ultérieures n'est pas assuré.

Exceptionnellement, si un auteur désire retirer un document, il doit en faire la demande aux administrateurs de Constellation. Les documents retirés de Constellation ne seront pas détruits, mais plutôt retirés de la vue publique. Afin d'éviter la perte de données historiques et pour prévenir les liens Internet dysfonctionnels, le retrait d'un document sera enregistré sous la forme d'une note descriptive dans les métadonnées. Cette note mentionnera la raison du retrait du document telle que :

• Document retiré de l'accès public à la demande de l'auteur
• Document retiré de l'accès public à la discrétion de l'Université du Québec à Chicoutimi
• Document retiré de l'accès public à la discrétion de la Bibliothèque PaulÉmile-Boulet
• Document retiré de l'accès public par ordonnance légale

Les documents retirés conservent leur identifiant/hyperlien (URL) indéfiniment.

L'hyperlien (URL) continuera de pointer vers la citation afin d'éviter les liens brisés. Cette citation inclura les métadonnées ainsi que l'avertissement et la raison du retrait.

Il n'est pas permis de modifier des documents déjà déposés.

Si nécessaire, une nouvelle version du document peut être déposée. Une note explicative doit être ajoutée aux métadonnées de la version déposée antérieurement

Dans l'éventualité de la fermeture de Constellation, la base de données sera transférée à une autre archive appropriée et en accord avec les politiques de Constellation.

4. Mise à jour

La présente directive est mise à jour au besoin ou minimalement, tous les trois (3) ans. La mise à jour est adoptée par le Comité de direction.

5. Dispositions finales

La présente directive entre en vigueur au moment de son approbation par le Comité de direction.