Constellation, le dépôt institutionnel de l'Université du Québec à Chicoutimi

Résumé

Le présent rapport présente les principaux résultats d'une recherche-action menée chez Marcel Baril Ltée, PME située en Abitibi-Témiscamingue dans le but de porter un diagnostic relativement au problème d'incohérence des registres de stocks et de présenter des recommandations qui auront pour objectif d'améliorer la justesse des registres. Au moment de la prise d'inventaire 1984, seulement 35% des items dans les registres étaient cohérents avec la quantité réelle en inventaire. Le problème auquel fait face l'entreprise en est un de saisie des mouvements de stock. Tenir à jour des registres de stocks est apparemment très simple mais la réalité est tout autre.

L'analyse du contrôle interne n'a pas révélé la présence de lacunes "flagrantes" qui seraient directement responsables du désordre qui affecte présentement les registres. L'incohérence des registres serait le produit de la cumulation de multiples erreurs humaines réparties dans le temps. Bien que l'on ait identifié de multiples causes ponctuelles, il semble se dégager 3 types de causes que l'on peut qualifier de "fondamentales" qui expliqueraient indirectement l'origine du problème, soit l'inattention et la distraction, les lacunes au niveau de la formation du personnel relativement aux procédures de travail et le niveau de complexité du système de traitement de l'information.

La démarche visant l'amélioration de la justesse des registres d'inventaire comprend 3 types de mesures: une augmentation de la fréquence de prise d'inventaire, le retraçage des erreurs à certains niveaux bien identifiés et finalement un programme d'action orienté vers la prévention des erreurs humaines. La prévention constitue le moyen le plus économique d'agir sur le problème et est orientée de façon à agir sur les causes dites "fondamentales", à l'origine du problème, ainsi qu'au niveau des erreurs ponctuelles.

Le problème d'incohérence des registres d'inventaire est relativement complexe parce qu'il s'avère très difficile de repérer l'origine des erreurs. Cette difficulté au niveau du retraçage des erreurs occasionne un problème concernant l'évaluation du rendement de chaque individu et met en évidence la relative dépendance de l'entreprise envers la coopération de ses employés. Ce problème de contrôle explique l'insistance des recommandations au niveau de la formation du personnel et du climat organisationnel. Le présent rapport expose finalement les principales leçons à tirer au niveau de la pratique du contrôle d'inventaire et au niveau méthodologique.