Constellation, le dépôt institutionnel de l'Université du Québec à Chicoutimi

Résumé

La PMO, comme la moyenne et grande entreprise, fait face en ce début des années '90 à la problématique de l'achat et de l'implantation de systèmes informatisés. Les rapports relatifs à la pénétration de la bureautique dans la PMO au Québec parlent de taux de 60 à 80%. Il n'y a aucun doute que l'environnement économique que vit l'entreprise favorise l'automatisation du bureau, de l'atelier et de l'usine. L'ascension constante des coûts et la complexité grandissante de la société sont des facteurs qui poussent le gestionnaire à s'engager dans la voie de l'informatisation, même si le processus en est quelquefois, pour ne pas dire très souvent, douloureux et coûteux.

L'étude des composantes et des forces intervenant chez le décideur de PMO dans le processus d'achat et d'implantation d'un système informatisé relié à la gestion de bureau est le sujet qui a été au coeur de notre ouvrage. Divers éléments m'ont fait réfléchir sur la situation de l'informatique dans la PMO et poser diverses questions, ce qui m'a amené à la question fondamentale suivante :

-Le processus d'achat et d'implantation de la bureautique dans la PMO du Saguenay s'apparente-t-il au modèle et aux critères d'ordre politique ?

Deux volets ont été traités pour me permettre de cerner la réalité de l'informatisation dans les entreprises ne dépassant pas quinze employés. Le premier volet du travail a permis de définir la problématique reliée à l'achat ou à l'implantation d'un système informatisé. De «plus, on a étudié les différentes limites de ce système face à une application bureautique en se préoccupant particulièrement de :

- pourquoi un système informatisé - les dimensions d'un système informatisé - l'instrumentation dans un système informatisé - les logiciels d'application - l'implantation d'un système informatisé et les forces en présences ; le modèle traditionnel et le modèle politique - les critères d'évaluation.

Le deuxième volet a été consacré à l'analyse de la situation que l'on retrouve au Saguenay et ce, grâce à une recherche d'ordre scientifique. Celle-ci nous a permis de répondre à notre question fondamentale : - Le processus d'achat et d'implantation de la bureautique dans la PMO du Saguenay s'apparente au modèle et aux critères politiques.

De plus, l'intérêt de la recherche que j'ai réalisée réside dans un élément nouveau qui m'a été apporté au moment de l'analyse du rapport chiffre d'affaires et applications de la bureautique, il est bon de rappeler les principaux résultats obtenus :

? A- Les entreprises de Jonquière-Chicoutimi de 1 à 15 employés possèdent un système informatisé à 37.5%. L'ensemble du Québec ayant de 1 à 19 employés, sont informatisés à 60%. On ne peut comparer les résultats (%), les données n'étant pas identique, à savoir le nombre d'employés dans les deux cas.

? B- Les entreprises sont satisfaites de leur système à 96.7%.

? C- 22% des entreprises non informatisées estiment le faire d'ici un à cinq ans.

? D- Les secteurs de comptabilité, de secrétariat, de production et d'inventaire sont les secteurs favorisés pour l'informatisation. ? E- Les entreprises favorisent le magasin spécialisé et la firme de consultants pour faire l'achat de leur système.

? F- L'implantation se réalise en collaboration avec des consultants pour plus de 65 % des cas et avec les employés dans une proportion de 33%.

? G- Les décideurs s'impliquent à plus de 75 % dans le processus d'achat et d'implantation.

? H- Les décideurs sont particulièrement influencés par les facteurs extérieurs dans le processus d'achat et d'implantation.

? I- Le chiffre d'affaires est le facteur interne influençant le plus les décideurs à faire ou à ne pas faire l'achat et l'implantation. Il est le reflet de la grandeur, de la taille de l'entreprise.

? J- Les facteurs dits politiques ont une influence très faible dans le processus d'achat et d'implantation.

On notera que pour le répondant, il était difficile de déclarer ouvertement le degré d'influence que peut avoir sur lui, ou qu'auront, les amis, la famille, les concurrents sur sa décision (facteur interne). Notre étude reflète un certain degré, un certain pourcentage d'influence de ces facteurs. Ceci laisse supposer que les facteurs internes sont beaucoup plus présents que ne laissent voir les résultats quantitatifs de notre enquête. Ceci nous a amené à la rédaction d'un modèle qui favorise une approche pluraliste ainsi que divers instruments permettant de faciliter la mise en opération du modèle.

Le modèle conceptuel proposé est une "élaboration assez objective que possible qui n'a pas de prétention idéalisante, ni normative et ce n'est pas un modèle général. Il est simplement destiné à identifier les activités nécessaires à l'existence du système..." 1 Reconnaître le concept "situation", soit se référer aux faits empiriques et observables par tous ou du moins par un grand nombre de personnes, voilà, le reflet et l'objectif de notre approche.

Notre concept implique au départ l'interaction de trois pôles jouant soit le rôle de partenaires et d'intervenants.

Le pôle premier est le décideur; soit le propriétaire de l'entreprise, ou le gestionnaire responsable de l'achat et de l'implantation.

Le second pôle concerne l'environnement interne; ce sont les composantes internes de l'organisation ayant une action positive sur l'achat et l'implantation. Celles-ci sont caractérisées par l'influence du décideur face à leur action, à leur comportement. On retrouve :

- les employés - la structure d'organisation - la gestion financière - les programmes de formation du personnel - la technologie existante - les systèmes d'informations (politique) - les relations de travail - les documents internes de l'organisation - etc

Le troisième pôle est constitué par l'environnement externe: soit les éléments présents dans le milieu encadrant l'entreprise et ayant une influence sur l'achat ou l'implantation sans que le décideur puisse trop intervenir. Ce sont :

- les firmes spécialisées dans les systèmes - les produits offerts - la publicité, les informations sur les produits - le service offert - les coûts des produits à l'achat et à l'implantation - l'économie du marché - les changements technologiques - les concurrents - la législation - etc

Ces trois pôles ont chacun un rôle à jouer dans le processus achat-implantation. Aussi, certains éléments interviendront plus rapidement que d'autres. Tout ceci sera caractérisé par inter-dépendance des divers éléments rattachés aux pôles. Cette inter-dépendance favorisera la réussite du processus qui se doit d'être réalisé dans le respect d'une coordination efficace.

Le modèle proposé tient compte des concepts déjà avancés par divers auteurs. Il favorise une approche pluraliste des diverses composantes pouvant agir à l'intérieur du processus d'achat et d'implantation d'un système informatique. De plus, les résultats de notre enquête auprès des entreprises de 0 à 15 employés ont influencé notre modèle dont voici les prémisses :

? Le processus d'achat et d'implantation doit être raisonné.

? Les entreprises font souvent affaire avec des intervenants extérieurs pour faire l'achat ou l'implantation de leur système.

? Les décideurs doivent s'impliquer tout au long du processus.

? Les décideurs sont particulièrement influencés par les facteurs de l'environnement externe dans le processus d'achat et d'implantation.

? Le chiffre d'affaires est le facteur primordial influençant les décideurs à faire ou ne pas faire l'achat et l'implantation, (environnement interne).

? Les facteurs dits politiques ont une influence minime dans le processus d'achat et d'implantation, (environnement interne).

Quatre phases composent la coordination, la chronologie du processus d'achat et d'implantation :

Phase 1- Information et planification Phase 2- Conception du système Phase 3- Mise en place du système Phase 4- Évaluation et validation du système

Le respect de chacune de ces phases favorisera la prise de décisions vers un achat et une implantation répondant aux attentes des décideurs de PMO.

Enfin nous avons proposé une série d'outils pour chaque phase qui permettront de mieux adapter le processus de gestion qui accompagne un projet d'informatisation

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1 Paul Prévost, Le diagnostic-intervention; une approche systémique au diagnostic organisationnel et à la recherche-action. Laboratoire d'études économiques et régionales, Chicoutimi 1983 p. 51